Politik for databeskyttelse

OBS: Se særligt afsnit vedr. skoler sidst i dette dokument!

Frederikshavn Kommune har fokus på at beskytte data om dig som borger, virksomheder, ansatte og samarbejdspartnere.

På lige fod med alle andre offentlige myndigheder har Frederikshavn Kommune en databeskyttelsesrådgiver, som skal holde øje med, om kommunen håndterer persondata på lovlig og sikker vis.

Se www.frederikshavn.dk for nærmere oplysninger.

For at vi som kommune kan servicere og sagsbehandle har vi brug for forskellige informationer. Det gælder informationer om både borgere, foreninger, virksomheder, ansatte og samarbejdspartnere. Hvis du har spørgsmål til vores håndtering af dine persondata, er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver. Du kan også kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du har en mistanke om, at kommunen har lækket persondata eller på anden måde krænket fortroligheden i håndteringen af dine eller andre personers data.

Hvor henter vi oplysninger om dig?

 Nogle informationer kan vi selv hente fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre, så som indkomstoplysninger, SKAT, BBR mv. Andre informationer beder vi dig om at oplyse, når du eksempelvis ansøger om en ydelse eller service. Du har altid ret til at få at vide, hvorfra vi henter oplysninger om dig i forbindelse med dine henvendelser, sager og ydelser i kommunen. Det enkelte fagområde skal oplyse det til dig i forbindelse med eksempelvis en ansøgning om en serviceydelse eller en økonomisk ydelse.

Hvordan håndterer vi dine data i selvbetjeningsløsninger?

Som udgangspunkt bruger vi den fællesoffentlige login-løsning NemLogin, hvor du bruger dit NemID som nøgle til at logge dig ind på selvbetjeningsløsninger og blanketter. Du kan dog også støde på formularer eller selvbetjeningsløsninger, som ikke kræver så høj sikkerhed. I nogle tilfælde skal du oprette dig med et selvvalgt brugernavn og password. Det sker eksempelvis på bibliotekernes selvbetjeningsløsning.

Hvor længe gemmer vi dine persondata?

Når vi indhenter personlige oplysninger om dig og gemmer dem i forbindelse med vores arbejde, er der forskellige retningslinjer for, hvor længe vi gemmer dine oplysninger. Det varierer, alt efter om det drejer sig om eksempelvis en sag i Jobcentret, en byggesag eller en jobansøgning. Inden for visse fagområder skal vi aflevere dine sager og informationer til Rigsarkivet, inden vi må slette dem. Det reguleres af arkivloven. Du kan få præcise oplysninger om, hvor længe vi gemmer dine oplysninger ved at kontakte de enkelte fagområder i kommunen.

Hvilke rettigheder har du?

Dine rettigheder jf. Databeskyttelsesloven:

• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet
• Du kan i sjældne tilfælde have ret til at få slettet oplysninger om dig, inden vores normale slettefrist indtræder
• Du har i visse tilfælde ret til at få behandling af dine personoplysninger begrænset.
• Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger.

Se mere på datatilsynet.dk.

Hvad er databeskyttelsesrådgiverens opgave?

Det er databeskyttelsesrådgiverens opgave at tilse, at kommunen lever op til databeskyttelsesloven. Rådgiveren bistår i samarbejde med kommunens jurister med råd og vejledning til fagområderne om lovlig, god og sikker håndtering af persondata. Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du er i tvivl om, kommunen håndterer dine persondata korrekt. Du kan læse mere i vejledning om databeskyttelsesrådgivere (pdf-format) - vejledningen er udarbejdet af Erhvervsstyrelsen, Digitaliseringsstyrelsen, Justitsministeriet og Datatilsynet. Se eventuelt også Datatilsynets hjemmeside.

Hvad kan databeskyttelsesrådgiveren ikke hjælpe med?

Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som fagområderne træffer. Hvis du har brug for hjælp til at forstå en afgørelse: Kontakt den afdeling, der har behandlet din sag og bed dem om at forklare afgørelsen nærmere for dig.

Hjælp til at klage over kommunens sagsbehandling eller selve afgørelsen: Sammen med afgørelsen, får du en vejledning i, hvordan du kan klage.

I klagevejledningen står:

• Hvem du skal klage til
• Hvordan du klager 
• Tidsfrist for, hvornår klagen skal være modtaget hos klageinstansen

Hvis vi ikke har oplyst en konkret klageinstans, har du mulighed for at klage til Ankestyrelsen. Men kun, når der ikke er nævnt en anden klageinstans. Læs evt. "Hvem fører kontrol over kommunen?"

Behandling af personoplysninger i skoler

Frederikshavn Kommune Center for Børn og Skole er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger i vores folkeskoler. Kommunen har efter folkeskoleloven pligt til at sikre folkeskoleundervisning af alle børn og unge i kommunen, der er i den skolepligtige alder.

For at varetage denne opgave behandler vi personoplysninger om eleven og dennes forældre/værge/forældres samboende.

Afhængig af de konkrete omstændigheder mv. behandler vi også oplysninger med følgende formål:

• Tilmelding mv. i forbindelse med SFO/klub, herunder fx også sommerferiepasning
• Afklaring, indsats mv. i forbindelse med PPR
• Tandpleje
• Skolesundhedspleje
• Skolebuskort
• Specialbefordring
• Sygebefordring
• Hjemmeundervisning
• Sygeundervisning i hjemmet/hospital
•  Særlige hjælpemidler /ombygninger pga. handicap
• Socialpædagogiske fripladser til SFO
• Dispensationsansøgning ved skoleskifte
• Modtagerklasser m.m.
• Efterskoleophold
• Skolegang på privatskoler
• Valgfag og fritidsundervisning på Frederikshavn Ungdomsskole
• SSP-samarbejde
• Sommerferieaktiviteter
• Refusion fra andre kommuner

 

Diverse oplysninger indgår i overordnet ledelsesinformation og anvendes i anonymiseret form til statistik og forskning.

Retsgrundlaget for behandlingen: Vi behandler dine/elevens personoplysninger efter Databeskyttelsesforordningen (forordning 2016/679 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger) og dansk lov på området.

Vores lovhjemmel er art. 6, stk. 1, litra a, c og e i databeskyttelsesforordningen for så vidt angår de opgaver, som kommunen er forpligtet til at varetage ved lov, fx selve folkeskolens undervisning. I forhold til de ydelser, du har ansøgt om, er vores hjemmel til behandlingen art. 9, stk. 2, litra a, b, f og g i databeskyttelsesforordningen.

Kategorier af personoplysninger:

Vi behandler disse kategorier af personoplysninger om eleven og/eller dig:

• Almindelige oplysninger, fx kontaktoplysninger, cpr. nr., familierelationer og pårørende, relationer og samarbejde.
• Følsomme oplysninger, fx i forbindelse med tandplejen og sundhedsplejen, helbredsoplysninger af fysisk og psykisk karakter, motoriske og faglige færdigheder og trosretning.

 

Herfra har vi dine og elevens oplysninger:

• Vi henter personoplysninger fra folkeregistret, forældre/værge/samboende, fagligt personale tilknyttet barnets skole, samt barnet selv.

 

Hvem modtager elevens/dine oplysninger?

Vi videregiver relevante oplysninger om barnet til:

• Kommunens sundhedspleje og tandpleje.
• Styrelsen for IT og Læring
• Danmarks Statistik
• Den lokale folkekirke
• Samarbejdspartnere i forbindelse med eksterne klassearrangementer eller arrangementer på skolen
• Frederikshavn Bibliotekerne
• Undervisningsministeriet

 

Elevernes/dine informationer gemmes i forskellige administrative og pædagogiske it-systemer og digitale tjenester hos eksterne leverandører, som Frederikshavn Kommune har indgået en databehandleraftale med.

Elevens elevproduktioner, læringsplaner og indhold på AULA slettes senest 12 måneder efter eleven har forladt skolen.

Dokumenter der relaterer til skolens notat- og journalpligt gemmes i fem år efter eleven har afsluttet skoleforløb i Frederikshavn Kommune.

Visse sagsdokumenter overføres herefter til Rigsarkivet jf. arkivloven.

Eksamensbeviser slettes ikke.

 

Vedr. overlevering af elevdata internt i Frederikshavn Kommune:

Videregivelse af elevdata inden for eget distrikt: Hvert skoledistrikt betragtes som en juridisk enhed, og data kan derfor tilgås af personer med et arbejdsbetinget behov, inden for samme distrikt.

Videregivelse af elevdata uden for eget distrikt inden for kommunen: Hvert skoledistrikt betragtes som en juridisk enhed, og for at videregive elevdata til en anden juridisk enhed (skoledistrikt eller 10. klassecenter), skal der foretages en vurdering af hvilke data, der skal videregives og hvorfor. Bemærk, at der ikke gives adgang til data for tilkommende skole førend der foreligger samtykke fra forældrene.

 

Kontaktoplysninger til DPO:

Frederikshavn Kommunes databeskyttelsesrådgiver Tue Staach